Psikologi Manajemen (Komunikasi, & Pelatihan dan Pengembangan)

Standard

A.  Komunikasi dalam Manajemen
1.  Definisi Komunikasi
     Menurut beberapa ahli, komunikasi didefinisikan sebagai berikut:

  • Menurut Hovland, Janis & Kelley (1953), Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak).
  • Menurut Berelson dan Stainer, (1964). Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.
  • Gode (1959), Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.

2. Proses Komunikasi
Unsur-unsur komunikasi meliputi:

  • Sumber
    Semua peristiwa komunikasi akan melibatkan sumber sebagai pembuat atau pengirim informasi. Sumber bisa terdiri dari satu orang atau lebih.
  • Pesan
    Pesan yang di maksud dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan pengirim kepada penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi.
  • Media
    Media yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk memindahkan pesan dari sembur ke penerima.
  • Penerima
    Penerima adalah pihak yang bisa menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih.
  • Pengaruh
    Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara yang dipirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan.
  • Feedback
    Feedback adalah salah satu bentuk dari pada pengaruh yang berasal dari penerima. Akan tetepi feedback bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan dan media, meski pesan belum sampai pada penerima.
  • Lingkungan
    Adalah faktor penentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor ini dibedakan menjadi 4, yaitu lingkungan fisik, sosial budaya, psikologi, dan dimensi waktu.
    Tahap proses komunikasi, menurut Cutlip dan Center, yaitu :
  • Fact Finding
    Mencari mengumpulkan fakta dan data sebelum seseorang melakukan kegiatan komunikasi. Untuk berbicara didepan masyarakat perlu dicari fakta dan datanya.
  • Planning
    Planning yaitu dari fakta dan data dibuat suatu rencana tentang apa yang akan dikemukakan dan bagimana mengemukakannya.
  • Communicating
    Setelah planning disusun maka tahap selanjutnya adalah berkomunikasi.
  • Evaluation
    Evaluation yaitu penilaian dan menganalisa kembali untuk setiap kali, hasil komunikasi tersebut. Hal ini diperlukan untuk dijadikan bahan bagi perencanaan selajutnya.

3. Hambatan Komunikasi
Jenis-jenis hambatan :

  1. Gangguan teknis
    Gangguan yang bersifat teknis, seperti gangguan pada alat komunikasi, media, teknologi dan sebagainya.
  2. Gangguan Semantik
    Gangguan yang berasal dari penggunaan bahasa, dapat karena :
    1. Perbedaan bahasa
    2. Perbedaan persepsi
    3. Penggunaan istilah yang berlebihan
    4. Ketidakmampuan dalam memilih kata atupun kalimat
  3. Gangguan Psikologis
    Gangguan psikologis adalah situasi dan kondisi psikis yang terdapat/dimiliki oleh komunikan dan komunikator. Misalnya nervous, malu takut dan sebagainya.
  4. Rintangan fisik
    Rintangan fisik dapat berupa hambatan jarak komunikasi yang seringkali mengganggu proses komunikasi. Ataupun ketidakadaan fasilitas yang mampu meminimalisir hambatan jarak tersebut.
  5. Rintangan Status
    Perbedaan Status antara komunikator dengan khalayak seringkali menjadi hambatan yang dapat mengurangi pencapaian tujuan komunikasi. Misalnya, ketika seorang dosen muda harus memberi kuliah didepan mahasiswa pasca sarjana yang ternyata sebagian besar adalah atasannya di departemen tertentu.
  6. Rintangan Kerangka Berfikir
    Perbedaan Budaya (nilai, Norma, kebiasaan, adat istiadat) merupakan faktor yang sering membuat tujuan komunikasi terhambat. Karena Budaya yang dianut oleh sebuah masyarakat merupakan hasil internalisasi individu terhadap nilai, norma, kebiasaan dan adat dimana ia tinggal selama bertahun-tahun. Maka kita mengenal ada yang namanya : Akluturisasi, asimilasi.
  7. Rintangan Budaya
    Komunikasi yang efektif dapat terjadi ketika terjadi himpitankepentingan (overlapping of interest)/kesamaan persepsi anatara komunikator dengan komunikan. Kesmaan ini dapat terwujud jita tida ada perbedaan yang mencolok dalam kerangka berfikir komunikan dan komunikator.

4. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi yang dilakukan kepada pihak lain untuk mendapatkan umpan balik, baik secara langsung (face to face) maupun dengan media.

B. Pelatihan dan Pengembangan

1. Definisi Pelatihan

Menurut Jan Bella dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia karangan Hasibuan (2003)
“Pendidikan dan Latihan sama dengan pengembangan yaitu merupakan proses peningkatan keterampilan kerja baik teknis maupun manajerial. Pendidikan berorientasi pada teori, dilakukan dalam kelas, berlangsung lama, dan biasanya menjawab why.
Latihan berorientasi pada praktek, dilakukan di lapangan, berlangsung singkat, dan biasanya menjawab how.”

Menurut Pangabean (2004)
“Pelatihan dapat didefinisikan sebagai suatu cara yang digunakan untuk memberikan atau meningkatkan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan sekarang, Sedangkan pendidikan lebih berorientasi kepada masa depan dan lebih menekankan pada peningkatan kemampuan seseorang untuk memahami dan menginterpretasikan pengetahuan”.
Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pelatihan adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan dan meningkatkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugasnya dengan cara peningkatan keahlian, pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan

2. Tujuan dan Sasaran Pelatihan dan Pengembangan
Tujuan PelatihanMenurutPangabean (2004).
Pada umumnya, pelatihan dilakukan untuk kepentingan karyawan, perusahaan, dan konsumen.
Karyawan

  1. Memberikan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan karyawan.
  2. Meningkatkan moral karyawan. Dengan keterampilan dan keahlian yang sesuai dengan pekerjaannya mereka akan antusias untuk menyelesaikan pekerjaanya dengan baik.
  3. Memperbaiki kinerja. Karyawan yang bekerja secara tidak memuaskan karena kekurangan keterampilan dapat diminimalkan melalui program pelatihan dan pengembangan.
  4. Membantu karyawan dalam menghadapi perubahan-perubahan, baik perubahan struktur organisasi, teknologi, maupun sumber daya manusia. Melalui pelatihan dan pengembangan karyawan diharapkan dapat secara efektif menggunakan teknologi baru. Manajer di semua bidang harus secara konstan mengetahui kemajuan teknologi yang membuat organisasi berfungsi
    secara lebih efektif.
  5. Peningkatan karier karyawan. Dengan pelatihan dan pengembangan kesempatan untuk meningkatkan karier menjadi besar karena keahlian, keterampilan dan prestasi kerja lebih baik.
  6. Meningkatkan jumlah balas jasa yang dapat diterima karyawan. Dengan pelatihan dan pengembangan, maka keterampilan semakin meningkat dan prestasi kerja semakin baik dan gaji juga akan meningkat karena kenaikan gaji didasarkan prestasi

Perusahaan

  1. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan sumber daya manusia. Dengan pelatihan dan pengembangan perusahaan melakukan upaya bersama untuk secara benar mendapatkan sumber daya manusia yang memenuhi kebutuhan perusahaan.
  2. Penghematan. Pelatihan dan pengembangan dapat mengurangi biaya produksi karena pelatihan dan pengembangan dimaksudkan untuk meningkatkan keterampilan karyawan (teknis, manusia, dan konseptual). Jika karyawan lebih terampil, maka bekerjanya lebih cepat selesai, pengguna
    an bahan baku lebih hemat, dan bisa menggunakan mesin-mesin dengan lebih baik sehinga tidak
    cepat aus.
  3. Mengurangi tingkat kerusakan dan kecelakaan. Dengan pelatihan dan pengembangan dapat dikurangi kerusakan barang, produksi, mesin-mesin dan tingkat kecelakaan karyawan karena keterampilan karyawan telah meningkat. Hal ini dapat mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
  4. Memperkuat komitmen karyawan. Organisasi yang gagal menyediakan pelatihan dan pengembangan akan kehilangan karyawan yang berorientasi pencapaian yang merasa frustasi karena merasa tidak ada kesempatan untuk promosi dan akhirnya memilih keluar untuk mencari perusahaan lain yang menyediakan pelatihan bagi kemajuan karier mereka.

Konsumen

  1. Konsumen akan memperoleh produk yang lebihbaik dalam hal kualitas dan
    kuantitas.
  2. Meningkatkan pelayanan karena pemberian pelayanan yang baik merupakan daya tarik yang sangat penting bagi rekanan perusahaan yang bersangkutan. Ini berarti bahwa dengan adanya pelatihan dan pengembangan akan memberi manfaat yang lebih baik bagi konsumen. Mereka dapat memperoleh produk atau pelayanan yang lebih baik pada waktunya

3. Faktor Psikologi dalam Pelatihan dan Pengembangan
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pelatihan Menurut Dole Yoder (dalam As’ad, 1998:67-70) agar pelatihan dan pengembangan dapat berhasil dengan baik, maka harus diperhatikan delapan faktor sebagai berikut

  1. Individual Differences
    Tiap-tiap individu mempunyai ciri khas, yang berbeda satu sama lain, baik mengenai sifatnya, tingkah lakunya, bentuk badannya maupun dalam pekerjaannya. Oleh karena itu, dalam perencanakan dan melaksanakan suatu pelatihan harus diingat adanya perbedaan individu ini. Perbedaan dapat nampak pada waktu para karyawan mengerjakan suatu pekerjaan yang sama, dengan diperolehnya hasil yang berbeda
  2. Relation to job analysis
    Tugas utama dari analisa jabatan untuk memberikan pengertian akan tugas yang harus
    dilaksanakan didalam suatu pekerjaan, serta untuk mengetahui alat-alat apa yang harus
    dipergunakan dalam menjalankan tugas itu. Untuk memberikan pelatihan pada para karyawan
    terlebih dahulu harus diketahui keahlian yang dibutuhkannya. Dengan demikian program dari
    pelatihan dapat di arahkan atau ditujuakan untuk mencapai keahlian itu. Suatu pelatihan yang
    tidak disesuaikan dengan bakat, minat dan lapangan kerja karyawan, berakibat merugikan
    berbagai pihak, yaitu karyawan, perusahaan dan masyarakat.
  3. Motivation
    Motivasi dalam pelatihan ini sangat perlu sebab pada dasarnya motif yang mendorong karyawan untuk menjalankan pelatihan tidak berbeda dengan motif yang mendorongnya untuk melakukan tugas pekerjaannya.
  4. Active Participation
    Didalam pelaksanaan pendidikan pelatihan para trainess harus turut aktif mengambil bagian di dalam pembicaraan-pembicaraan mengenai pelajaran yang diberikan, sehingga akan menimbulkan kepuasan pada para trainess apabila saran-sarannya diperhatikan dan dipergunakan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk memecahkan kesulitan yang mungkin timbul.
  5. Selection of trainee
    Pelatihan sebaiknya diberikan kepada mereka yang berminat dan menunjukkan bakat untuk dapat mengikuti latihan itu dengan berhasil. Dengan demikian apabila latihan diberikan kepada mereka yang tidak mempunyai minat, bakat dan pengalaman, kemungkinan berhasil sedikit sekali. Oleh karena itulah sangat perlu diadakan seleksi.
  6. Selection of trainers
    Berhasil atau tidaknya seseorang melakukan tugas sebagai pengajar, tergantung kepada ada tidaknya persamaan kualifikasi orang tersebut dengan kualifikasi yang tercantum dalam analisa jabatan mengajar. Itulah sebabnya seorang trainer yang baik harus mempunyai kecakapan-
    kecakapan sebagai berikut:
    1)Pengetahuan vak yang mendalam dan mempunyai kecakapan vak
    2)Mempunyai rasa tanggungjawab dan sadar akan kewajiban
    3)Bijaksana dalam segala tindakan dan sabar
    4)Dapat berfikir secara logis
    5)Mempunyai kepribadian yang menarik
  7. Trainer Pelatihan
    Trainer sebelum diserahi tanggung jawab untuk memberikan pelajaran hendaknya telah mendapatkan pendidikan khusus untuk menjadi tenaga pelatih. Dengan demikian salahsatu asas yang penting dalam pendidikan ialah agar para pelatih mendapatkan didikan sebagai pelatih
  8. Training Methods
    Metode yang dipergunakan dalam pelatihan harus sesuai dengan jenis pelatihan yang diberikan. Misalnya, pemberian kuliah tidak sesuai untuk para karyawan pelaksana. Untuk karyawan pelaksana hendaknya diberikan lebih banyak peragaan disamping pelajaran teoritis.

4. Teknik-Teknik Pelatihan
Program latihan menurut Handoko (1995:110) dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok program latihan manajemen:

a. Metode praktis.
Teknik-teknik “on the job trainning” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan yang baru dengan supervisi langsung, seorang “pelatih” yang berpengalaman. Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut:

  1. Rotasi jabatan merupakan latihan dengan memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai macam ketrampilan manajerial.
  2. Latihan instruksi pekerjaan merupakan latihan dengan memberikan petunjuk-petunjuk pekerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan sekarang.
  3. Magang merupakan latihan dengan memberikan proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang telah berpengalaman.
    Pendekatan itu dapat dikombinasikan dengan latihan “off job trainning”. Hampir semua karyawan pengrajin (care off), seperti tukang kayu dan ahli pipa atau tukang ledeng, dilatih dengan program-program magang formal. Aksestensi dan internship adalah bentuk lain program magang.
  4. Pengarahan merupakan latihan dengan penyelia atau atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka. Hubungan penyelia dan karyawan sehingga bawahan serupa dengan hubungan kotor-mahasiswa.
  5. Penugasan sementara merupakan latihan dengan memberikan penempatan karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan

b. Metode simulasi.
Dengan metode ini karyawan peserta latihan representasi tiruan (artificial). Suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Diantara metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut:

  1. Metode Studi Kasus.
    Deskripsi tertulis suatu situasi pengambilan keputusan nyata disediakan. Aspek organisasi terpilih diuraikan pada lembar kasus.Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternatif. Dengan metode kasus, karyawan dapat mengembangkan ketrampilan pengambilan keputusan.
  2. Permainan Rotasi Jabatan.
    Teknik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peranan yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk individu tertentu yang digambarkan dalam suatu periode dan diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Dalam hal ini tidak ada masalah yang mengatur pembicaraan dan perilaku. Efektifitas metode ini sangat bergantung pada kemampuan peserta untuk memainkan peranan (sedapat mungkin sesuai dengan realitas) yang ditugaskan kepadanya. Teknik role playing dapat mengubah sikap peserta seperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual, dan mengembangkan ketrampilan, ketrampilan antar pribadi (interpersonal skill).
  3. Permainan Bisnis.
    Bussiness (management) game adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan kehidupan bisnis nyata. Permainan bisnis yang komplek biasanya dilakukan dengan bantuan komputer untuk mengerjakan perhitungan-perhitungan yang diperlukan. Permaianan di sistem dengan aturan-aturan tentunya yang diperoleh dari teori ekonomi atau dari study operasi-operasi bisnis atau industri secara terperinci. Para peserta memainkan “game” dengan memutuskan harga produk yang akan dipasarkan, berapa besar anggaran penjualan, siapa yang akan ditarik dan sebagainya. Tujuannya adalah untuk melatih parakaryawan (atau manajer) dalam pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi perusahaan.
  4. Ruang Pelatihan.
    Agar program latihan tidak mengganggu operasi-operasi normal, organisasi menggunakan vestibule trainning. Bentuk latihan ini bukan dilaksanakan oleh atasan (penyelia), tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area yang terpisah dibangun dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya.
  5. Latihan Laboratorium.
    Teknik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Salah satu bentuk latihan laboratorium yang terkenal adalah latihan sensitivitas dimana peserta belajar menjadi lebih sensitif (peka) terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Latihan ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung jawab pekerjaan diwaktu yang akan datang.
  6. Program-program pengembangan eksekutif.
    Program-program ini biasanya diselenggarakan di Universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya. Organisasi bisa mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus yang ditawarkan ; atau bekerjasama dengan suatu lembaga pendidikan untuk menyelenggarakan secara khusus suatu bentuk penataran, pendidikan atau latihan sesuai kebutuhan organisasi.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s